「報告してほしいのに、なかなか報告してくれない」
部下やスタッフと一緒に仕事をしていると、そんな場面に出会うことがあります。
こちらからすると、「どうして言ってくれなかったんだろう」と思いますし、あとから報告を受けて「それならもっと早く教えてほしかった」と思うこともあります。
でも、現場でスタッフと一緒に働いていると、単純に「報告する気がない」わけではないことにも気づきます。
「これって報告したほうがいいのかな」「今、話しかけても大丈夫かな」「こんなことを言ったら怒られるかもしれない」と考えているうちに、タイミングを逃してしまうことがあります。
私自身も、報告を受ける側として「え、それ聞いてないんだけど……」と思うことがあれば、休みの日に連絡を受けて「それは明日でもよくない？」と思ってしまうこともあります。
だからこそ、「報告しない部下」に対して、ただ「ちゃんと報告して」と言うだけでは解決しないのではないかと考えるようになりました。
この記事でわかること
- 報告しない部下が抱えている心理
- 上司に報告しにくくなる職場の空気
- 私がスタッフとの雑談を大切にする理由
- 報告しやすい職場を作るために意識していること
報告しない部下の心理｜「言えない空気」ができていないか
私が現場で感じているのは、報告しない部下が必ずしも「報告することを軽く考えている」とは限らないということです。
むしろ、「こんなことを報告していいのかな」と迷っているうちに、言えなくなっていることがあります。
たとえば、仕事中に何か気になることがあったとしても、上司が忙しそうにしていたら声をかけるのをためらうかもしれません。
「今は忙しそうだから後でいいか」と思っているうちに時間が経ち、そのまま報告するタイミングを失ってしまうこともあります。
「今、話しかけて大丈夫かな」と思わせていないか
私自身、仕事に集中して黙々と作業していることがあります。
自分としては、ただ集中しているだけです。機嫌が悪いわけでも、誰とも話したくないわけでもありません。
ところが、スタッフからすると、そうは見えていなかったようです。
以前、ふとスタッフと目が合ったときに、何か言いたそうな表情をしていたので「どうした？」と聞いたことがあります。
すると返ってきたのは、「後で大丈夫です」という言葉でした。
そのとき私は、「ああ、話したいことがあったのに、今は話しかけないほうがいいと思ったんだな」と気づきました。
自分では何も意識していなくても、相手からすると「今は話しかけないほうがいい人」に見えていることがあります。
「何でも相談して」と言うだけでは、相談しやすいとは限らない。
話しかけても大丈夫だと思える空気がなければ、部下は報告する前にためらってしまいます。
悪い報告ほど、後回しになりやすい
特に難しいのが、ミスやトラブルなどの悪い報告です。
忙しい時間帯に「ちょっといいですか？」と声をかけられると、正直、私も困ることがあります。
でも、そこで「今忙しいから後にして」と言われた経験が重なると、スタッフは次から「もう少し自分で何とかしてから話そう」と考えるかもしれません。
そうしているうちに、最初は小さかった問題が大きくなってしまうこともあります。
だから私は、報告の内容だけを見るのではなく、報告するまでに相手がどんな気持ちだったのかも考えるようになりました。
報告しない部下に「報告して」と言うだけでは変わらない
「何かあったら報告してね」と伝えること自体は大切です。
でも、それだけで報告が増えるかというと、私はそうでもないと思っています。
普段ほとんど会話をしない上司から突然「何でも相談して」と言われても、部下からすれば「本当に話しかけていいのかな」と感じるかもしれません。
そこで私が意識するようになったのが、仕事に直接関係のないような雑談も、報告しやすい関係を作るためには必要ということです。
雑談は「話しかけても大丈夫」を作る準備運動
いきなり本題に入るより、普段から少しでも話をしているほうが、「そういえば……」と話し始めるハードルは下がります。
私はこれを、運動前の準備運動のようなものだと考えています。
朝からいきなり「あの件どうなった？」と聞くのではなく、ちょっとした雑談をしてから仕事の話に入る。
どうでもいいような話でも、「この人には話しかけても大丈夫」という感覚を作ることにつながります。
そして、その何気ない会話の中から、仕事のちょっとしたミスや気になっていることが出てくることがあります。
報告しやすい職場にするために、私が実際にしていること
私がスタッフとの関係で意識しているのは、仕事の話だけをする関係にしないことです。
もちろん、仕事中なので仕事をすることが一番大切です。でも、必要な連絡だけをしていると、「用事がないと話しかけてはいけない」という空気になってしまうことがあります。
そこで私は、仕事の合間にちょっとした雑談をしたり、スタッフと一緒にくだらないことで笑ったりする時間も大切にしています。
レジの速さを競ったり、絵心をチェックしたり
以前、スタッフ同士でレジの速さを競ってみたり、絵を描いてもらって「誰が一番うまいか」ではなく、みんなで笑いながら見たりすることがありました。
仕事だけをしていれば必要のないことかもしれません。
でも、こういう何気ないやり取りがあると、普段あまり話さないスタッフとも少しずつ会話が増えていきます。
「この人なら、ちょっとしたことでも話していいかもしれない」と思ってもらえるなら、それだけでも意味があると私は考えています。
仕事とは関係ない話から、会話が始まることもある
以前は、スタッフとTikTokで見つけた計算クイズを一緒にやったこともあります。
仕事とはまったく関係ありません。
それでも、そんな話をきっかけに会話が生まれて、そこから仕事の話につながることがあります。
「そういえば、さっきの仕事なんですけど……」と、スタッフのほうから話し始めることもあります。
私は、こういう瞬間を見ると、雑談そのものが目的なのではなく、話しかけやすい関係を作ることが大切なのだと感じます。
報告しやすい職場は、「報告してください」と言うだけでは作れません。
普段から「この人なら話しても大丈夫」と思える関係を少しずつ作っていくことも大切です。
上司と部下でも、仕事とそれ以外は切り替える
私はスタッフと距離を縮めることを意識していますが、だからといって、何でも友達のように接すればいいとは考えていません。
仕事中は仕事として必要なことを伝えますし、注意しなければならないことがあれば注意します。
一方で、仕事が終われば、そこで一度切り替えることも大切です。
上司と部下という関係だからといって、仕事以外までずっと緊張した関係でいる必要はないと思っています。
むしろ、仕事ではきちんとするからこそ、それ以外では少し力を抜いて話せる関係があったほうが、仕事中にも必要なことを言いやすくなることがあります。
「仲良くする」と「甘くする」は違う
スタッフと雑談をしたり、一緒に笑ったりすると、「仲良くなりすぎて仕事で注意できなくなるのでは？」と思われるかもしれません。
でも私は、そこは別の話だと考えています。
普段は気軽に話せる関係でも、仕事として必要なことはきちんと伝える。
逆に、注意することがあるからといって、普段から必要以上に距離を置く必要もありません。
「話しやすさ」と「仕事上の責任」は両立できると思っています。
報告しない部下を変える前に、話しかけやすさを見直してみる
部下が報告しないとき、「どうして報告してくれないんだろう」と相手の問題だけを考えてしまうことがあります。
でも、もしかすると本人は、「報告したくない」のではなく、「報告していいのか分からない」のかもしれません。
「忙しそうだから後にしよう」「こんなことで話しかけたら怒られるかな」「自分で何とかしてから報告しよう」と考えているうちに、報告するタイミングを逃している可能性もあります。
だから私は、報告がないときほど、まず自分の側も振り返るようにしています。
「報告しない人」と決めつける前に
- 話しかけにくい雰囲気になっていないか
- 忙しそうに見えていないか
- 報告したことで怒られると思わせていないか
- 普段から仕事以外の会話が少なくなっていないか
もちろん、何度伝えても報告しない、必要なことを隠してしまうなど、本人の意識や行動に問題がある場合もあります。
ただ、最初から「報告しない部下だから」と決めつけてしまうと、その背景にある「話しかけにくさ」には気づけません。
私は、報告を増やすことよりも、まず「話しても大丈夫」と思える関係を作ることを意識しています。
報告というのは、仕事上必要なコミュニケーションです。でも、その土台にあるのは、普段の何気ない会話なのかもしれません。
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まとめ｜報告しない部下を責める前に、話しかけやすさを考える
部下が報告しないとき、「どうして報告してくれないんだろう」と相手の問題だけを考えてしまうことがあります。
でも、本人が報告したくないのではなく、「こんなことを報告していいのかな」「今、話しかけても大丈夫かな」と迷っている場合もあります。
私自身、スタッフと働く中で、報告しやすい環境を作るには「報告してね」と伝えるだけでは足りないと感じるようになりました。
普段から少し雑談をしたり、一緒に笑ったりすることで、「この人なら話しかけても大丈夫」と思ってもらえることがあります。レジの速さを競ったり、絵心をチェックしたり、TikTokの計算クイズを一緒にやったりしたのも、仕事とは直接関係のない会話でした。
それでも、そうした何気ないやり取りが、スタッフから仕事の話をしてくれるきっかけになることがあります。
報告しやすい職場を作るなら、
「報告してください」だけではなく、「話しかけても大丈夫」を作る。
もちろん、何度伝えても報告しないなど、本人の行動に問題がある場合もあります。それでも、まずは「なぜ報告できないのか」を考えてみることで、見えてくるものがあると思っています。
私が目指しているのは、何でも自由に話せるだけの職場ではありません。仕事では必要なことをきちんと伝えられて、困ったときには「ちょっと聞いてもいいですか」と言える職場です。
そのために、普段の何気ない会話も大切にしながら、スタッフが安心して報告や相談をできる関係を作っていきたいと思っています。
