仕事を休まなければならなくなったとき、
「代わりに出られる人を自分で探さないとダメなの？」
と迷うことがあります。
特にコンビニや飲食店などのシフト制の仕事では、一人休むとその時間帯の人数が減るため、「自分で代わりを探した方がいいのかな」と考える人もいるかもしれません。
私がシフトを管理しているコンビニでは、休む本人が必ず代わりを見つけなければならない、とはしていません。
もちろん、体調や状況に余裕があり、代わりに出られる人へ声をかけてもらえるのであれば助かります。
ただ、一人で代わりを探し続けるより、まず職場へ状況を伝えて、職場側も一緒に調整した方が早く対応できます。
そのため、代わりを探してから連絡しようとして職場への連絡が遅くなるくらいなら、まず現在の状況を早めに伝えてください。
まだ「休む」と決めきれない段階でも、出勤できない可能性があるなら、
「体調が悪くて、今日出勤できるかまだ分かりません」
と一報しておけば、職場側もその後の対応を考えられます。
私自身、以前はパートとして働く側でしたが、現在はコンビニでシフトを組み、欠勤が出たときに調整する側です。
この記事では、仕事を休む必要が出たとき、代わりを自分で探す必要があるのか、いつ・どう連絡すればいいのかを、コンビニのシフト現場を例にしながら整理します。
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代わりを必ず自分で見つけることより、まず現在の状況を早めに共有することを優先します。探せる状況なら、自分でも声をかけながら職場側と一緒に調整していく方がスムーズです。
仕事を休みたいと分かったらいつ連絡する？
休みたいと分かったタイミングによって、最初にすることは変わります。
| 休みたいと分かった時期 | まずすること |
|---|---|
| シフトが決まる前 | 休み希望をできるだけ早く出す |
| シフト確定後・数日前 | 分かった時点で責任者へ相談する |
| 当日 | 代わり探しより先に、まず現在の状況を連絡する |
| 遅刻予定から欠勤に変わった | 出勤できないと分かった時点でもう一度連絡する |
当日なら「休む」と決める前でも早めに知らせる
急に出勤が難しくなったときは、まず職場へ現在の状況を伝えます。
まだ休むかどうか決まっていなくても、
「体調が悪くて、今日は出勤できないかもしれません」
と一度知らせてもらえれば、職場側も欠勤になる可能性を考えて準備できます。
たとえば、
「体調が悪くて、今日出勤できるかまだ分かりません。少し休んで○時までにもう一度連絡します」
という伝え方です。
勤務開始の直前になって初めて欠勤が分かるより、少しでも早く状況が分かれば、交代できそうな人を考えたり、その時間帯の仕事を調整したりできます。
「休むと決めてから連絡しよう」と待つより、出勤が難しくなる可能性が出た時点で一度知らせる。
それだけでも、その後の対応は変わります。
休む連絡は職場で決められた方法を使う
欠勤の連絡方法は職場によって違います。
責任者へ直接連絡するのか、店舗へ電話するのか、LINEなどの連絡ツールを使うのかは、それぞれの職場のルールに従います。
普段から決められている方法がある場合は、その方法で確実に伝えます。
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「連絡を送った」だけではなく、「職場に伝わったか」まで確認することも大切です。
前もって休みたい日が分かっている場合
予定が前もって分かっているなら、シフトが決まる前に休み希望を出します。
シフト作成前に分かっていれば、ほかのスタッフとの勤務を調整する時間も取れます。
また、シフトが出たあとは、希望した休みがきちんと反映されているか自分でも確認しておくと、行き違いを防ぎやすくなります。
シフトが決まったあとに休みが必要になったら
すでにシフトが決まったあとで予定が変わることもあります。
数日前の段階で休む必要が分かったのであれば、その時点で責任者へ相談します。
職場によっては、
「代われる人がいないか聞いてみて」
と言われることもあるでしょう。
交代できる人が見つかった場合も、スタッフ同士だけで勤務を入れ替えて終わりにせず、
「○○さんと交代することになりました」
と責任者へ伝えておきます。
誰が交代するのかまで職場側で把握できていれば、当日の行き違いも防ぎやすくなります。
仕事を休むとき、代わりは自分で探す？
休む本人が必ず代わりを見つけなければならない、とはしていません。
急な体調不良などでは、代わりを探す余裕がないこともあります。
ただ、体調や状況に余裕があり、
「今日○時から代われる人はいませんか？」
と声をかけられるのであれば、探してもらえると助かります。
大切だと思うこと
代わりを必ず本人に見つけてもらいたいわけではありません。
ただ、一人で代わりを探し続けるより、まず職場へ状況を知らせてもらい、本人と職場側が並行して動いた方が早く調整できます。
たとえば、本人が交代できるスタッフへ声をかけている間に、職場側でも、
- 勤務中のスタッフに延長できるか確認する
- 次の時間帯のスタッフに早く来られないか相談する
- ほかに出勤できそうな人がいないか確認する
- 当日の仕事内容を調整する
といった対応を同時に考えられます。
そのため、
「自分で代わりを見つけてから職場に連絡する」
という順番ではなく、
「まず職場へ現在の状況を伝え、探せるなら自分でも代わりに声をかける」
という順番の方が調整しやすくなります。
代わりが見つからなかった場合は、
「声をかけましたが、代われる人は見つかりませんでした」
と責任者へ伝えれば、その後は職場側でも対応を考えます。
休むか遅刻かまだ分からないときはどうする？
体調が悪いときは、
「少し休めば行けそう」
「1時間遅れれば出勤できるかもしれない」
ということもあります。
そんなときは、まだ判断できないこと自体を伝えておくと、その後の行き違いを減らせます。
たとえば、
「体調が悪く、1時間休めば行けるかもしれません。ただ、まだ出勤できるか分からないので、○時にもう一度連絡します」
という伝え方です。
「1時間遅れます」と伝えたあと状況が変わったら再度連絡する
「1時間遅れます」と連絡を受ければ、店側は1時間後に出勤する前提で人員を考えることになります。
そのため、その間は代わりを探さずに待つ場合もあります。
実際にはこんな流れになります
「1時間遅れます」
↓
店側は1時間後に来る前提で考える
↓
その間は代わりを探さず待つ場合もある
↓
「やっぱり今日は休みます」
↓
そこから欠勤として人員調整が始まる
また、
「遅れます」
と連絡したあとに連絡が取れなくなると、
- 出勤するのか
- 休むのか
- 何時まで待つのか
- 代わりを探していいのか
を判断できません。
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最初に伝えた状況から変わったら、その時点でもう一度連絡する。これだけでも店側は次の対応へ移りやすくなります。
代わりが見つからなかったらどうする？
自分でも声をかけてみたものの、代わりに出られる人が見つからなかった場合は、そのことを責任者へ伝えます。
「何人かに聞きましたが、代われる人は見つかりませんでした」
と伝えてもらえれば、その後は店舗側でも調整します。
実際には、
- ほかのスタッフに勤務を延長できないか相談する
- 早めに出勤できる人がいないか確認する
- 通常より少ない人数で営業する
- 後回しにできる作業を減らす
といった方法を考えます。
一人で代わりを探し続けるより、早めに店舗へ状況を共有してもらえれば、店舗側でも並行して動けます。
代わりが見つからないからといって、一人で抱え込んだまま連絡を遅らせる必要はありません。
探しても見つからなかったのであれば、そのことまで伝えて、その後は店舗側でも調整を進めます。
休む連絡では何を伝えればいい？
急な欠勤や遅刻の連絡では、長い説明をする必要はありません。
少なくとも、次の内容が分かると店側も判断しやすくなります。
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- 自分の名前
- 何時からの勤務か
- 休むのか、遅れるのか
- 現在の状況
- まだ未定なら、いつもう一度連絡するか
たとえば、まだ休むか決められない場合なら、
「今日17時から勤務予定の○○です。体調が悪く、今の状態では出勤できるかまだ分かりません。16時まで休んで、もう一度連絡します」
という伝え方ができます。
大事なのは、今分かっていることを伝えることです。
その後、出勤できる状態になったのか、休むことになったのかが分かったら、約束した時間にもう一度連絡します。
LINEなどで連絡しても返信がない場合
LINEや連絡ツールで欠勤について送っても、相手が確認したか分からないことがあります。
既読にならない、返信がないなど、確実に伝わったか分からない場合は、そのままにせず、店舗へ電話するなど職場で確実に伝わる方法を使います。
急な欠勤では、
「連絡を送った」ではなく「職場に伝わった」
ところまで確認しておきましょう。
まとめ｜代わりを必ず自分で見つける必要はない
仕事を休む必要が出たとき、代わりを必ず自分で見つけてから職場へ連絡しなければならないわけではありません。
私がシフトを管理しているコンビニでも、休む本人だけに代わり探しを任せているわけではありません。
ただ、体調や状況に余裕があり、交代できる人へ声をかけられるのであれば、探してもらえると助かります。
一人で代わりを探すより、
「今日は出勤できないかもしれません」
と早めに職場へ知らせてもらい、本人と職場側が一緒に調整した方が早く対応できるからです。
休むかまだ分からない場合も、
「今は体調が悪く、出勤できるかまだ分かりません。○時にもう一度連絡します」
と、現在の状況をそのまま伝えます。
その後、出勤できるようになったのか、休むことになったのか、状況が変わったらもう一度連絡します。
大切だと思うこと
代わりを探せるなら声をかける。
見つからなければ、そのことを責任者へ伝える。
そして、一人で抱え込まず職場側と一緒に調整する。
大切なのは、
「自分一人で代わりを見つけてから連絡しなければ」と抱え込まないことです。
まずは、今の状況を職場へ伝えることを優先してみてくださいね。
